Berichtsarten im Überblick: Standard-, Abweichungs- und Bedarfsbericht
Laut Gabler Wirtschaftslexikon umfasst das Berichtswesen alle systematisch erstellten Berichte mit entscheidungs- und führungsrelevanten Informationen. Nach dem Auslöser unterscheiden wir drei Arten: den Standardbericht, der regelmäßig erscheint, den Abweichungsbericht, der Posten außerhalb einer Toleranz zeigt, und den Bedarfsbericht, der eine aktuelle Frage beantwortet. Dieser Beitrag erklärt die drei Arten mit Beispielen und zeigt, worauf alle Berichte achten müssen.
Welche Berichtsarten gibt es?
Das Gabler Wirtschaftslexikon unterscheidet Standardberichte, die zeitlich und in der Form gleichförmig erscheinen, von Ausnahmeberichten mit flexibler Form, flexiblem Inhalt und flexiblen Berichtszeiträumen. Die Wikipedia stellt dem festen Katalog von Standardberichten frei zusammenstellbare Berichte gegenüber. Unsere Einordnung teilt die flexiblen Berichte nach ihrem Auslöser weiter auf.
| Berichtsart | Auslöser und Rhythmus | Inhalt und Form | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Standardbericht | Feste Zeitpunkte, regelmäßig | Gleicher Aufbau | Monatsbericht der Kosten je Kostenstelle |
| Abweichungsbericht | Posten verlässt eine vorher festgelegte Toleranz | Nur die Posten außerhalb der Toleranz | Alle Kostenarten mit mehr als 5 Prozent Planabweichung |
| Bedarfsbericht | Aktuelle Frage, kein fester Rhythmus | Frei zusammengestellt, je nach Frage | Sonderauswertung vor einer Preisverhandlung |
Die Unterscheidung zwischen festem Katalog und flexiblen Berichten stammt aus Gabler und Wikipedia; die Aufteilung der flexiblen Berichte nach dem Auslöser, die Spalten der Tabelle und die Beispiele sind unsere eigene Einordnung.
Standardbericht: regelmäßig und gleichförmig
Ein Standardbericht erscheint zu festen Zeitpunkten und hat jedes Mal denselben Aufbau. Die Wikipedia beschreibt einen festen Katalog solcher Berichte, der zu festen Zeitpunkten abgerufen werden kann. Das Gabler Wirtschaftslexikon nennt als Beispiele Angebots- und Umsatzstatistiken, die zeitlich und in der Form gleichförmig abgegeben werden.
Unsere Einschätzung: Der Wert eines Standardberichts liegt in der Vergleichbarkeit, denn weil Aufbau und Zeitpunkt gleich bleiben, lässt sich jede Veränderung gegenüber dem Vormonat oder dem Vorjahr leichter erkennen. Er braucht einen benannten Empfänger und eine Frage, die er regelmäßig beantwortet. Fehlt beides, wird er weiter erstellt, aber nicht mehr gelesen.
Abweichungsbericht: nur, was die Toleranz verlässt
Unter einem Abweichungsbericht verstehen wir einen Bericht, der nur die Posten enthält, die eine vorher festgelegte Toleranz verlassen, zum Beispiel mehr als 5 Prozent Planabweichung. Die Wikipedia kennt Abweichungsberichte aus dem Soll-Ist-Vergleich; sie unterstützen dort die Einhaltung von Budgets. Die Beschränkung auf Toleranzen ist unsere Festlegung.
| Kostenart | Abweichung | Im Abweichungsbericht |
|---|---|---|
| Material | +7,2 % | Ja |
| Personal | +1,8 % | Nein |
| Energie | +11,8 % | Ja |
| Reisekosten | −3,1 % | Nein |
| Marketing | −6,4 % | Ja |
| IT | +2,4 % | Nein |
In Abbildung 1 reißen drei von sechs Kostenarten das Band: Material und Energie liegen darüber, Marketing darunter. Nur diese drei kämen in den Abweichungsbericht, auch wenn Personal, Reisekosten und IT ebenfalls vom Plan abweichen, aber innerhalb der Toleranz bleiben. Das setzt voraus, dass Plan und Toleranz vorher feststehen; ohne sie lässt sich nicht entscheiden, was berichtet wird. Unsere Einschätzung: Eine Unterschreitung gehört ebenso hinein wie eine Überschreitung, weil auch sie eine Planannahme in Frage stellt. Wie eine Abweichung in ihre Ursachen zerlegt wird, zeigt der Beitrag Wasserfalldiagramm; welche Diagrammart zu welcher Frage passt, erklärt Welches Diagramm passt zu welcher Frage?
Bedarfsbericht: wenn eine Frage auftaucht
Einen Bericht, der eine aktuelle Frage beantwortet und an keinen festen Rhythmus gebunden ist, nennen wir Bedarfsbericht. Die Wikipedia beschreibt dafür frei zusammenstellbare Berichte: Anwender sollen sich Berichte selbst zusammenstellen können, um aktuelle, neue Fragestellungen zu beantworten, die der feste Katalog der Standardberichte nicht abdeckt.
Das Gabler Wirtschaftslexikon fasst Berichte mit flexibler Form, flexiblem Inhalt und flexiblen Berichtszeiträumen als Ausnahmeberichte zusammen; Abweichungs- und Bedarfsbericht lassen sich darunter einordnen. Das ist unsere Einordnung. Taucht dieselbe Frage mehrmals auf, ist der Bedarfsbericht ein Kandidat für einen Standardbericht, denn dann lohnt sich der feste Aufbau.
Wer bekommt welchen Detailgrad?
Die Berichtsart sagt, wann ein Bericht erscheint; der Empfänger bestimmt, wie detailliert er sein muss. Nach der Wikipedia muss der Detaillierungsgrad dem Nutzerkreis und dem Verwendungszweck angemessen sein, und Nutzer sollen Verdichtungen wählen und per Drill-Down vom Groben zum Feinen herabsteigen können.
Unsere Einschätzung: Die Geschäftsführung braucht meist wenige verdichtete Kennzahlen und die Abweichungen, der Fachbereich dagegen die Einzelposten, aus denen sie entstehen. Ein Bericht mit Drill-Down kann beides bedienen, statt für jeden Empfänger eine eigene Fassung zu pflegen. Dasselbe gilt für alle drei Berichtsarten: Ob Standard-, Abweichungs- oder Bedarfsbericht, der Empfänger entscheidet über Verdichtung und Umfang.
Was müssen alle Berichte erfüllen?
Nach der Wikipedia gelten für ein modernes Berichtswesen mehrere Anforderungen: Berichte müssen begrifflich klar und inhaltlich korrekt sein und dürfen keine subjektiven Wertungen enthalten, gleiche Begriffe sind gleich zu benennen, und ein Berechtigungskonzept regelt, wer welche Berichte sehen darf. Unsere Einschätzung: Diese Anforderungen gelten für jede Berichtsart.
Ziel des Berichtswesens ist laut Gabler Wirtschaftslexikon die Deckung des Informationsbedarfs der Berichtsempfänger, speziell Transparenz sowie die Vorbereitung und Kontrolle von Entscheidungen. Nach dem Lexikon ist es eine zentrale Aufgabe des Controllings (internes Berichtswesen); die Wikipedia ergänzt, dass in mittleren und großen Unternehmen meist das Controlling das Berichtswesen organisiert.
Welche Fehler passieren bei der Berichtsplanung?
Typische Fehler sind Standardberichte ohne Empfänger, Abweichungsberichte ohne vorher festgelegte Toleranz, Bedarfsberichte, die unbemerkt zur Dauereinrichtung werden, und uneinheitliche Begriffe. Alle vier entstehen, wenn Auslöser, Empfänger oder Bezeichnung vorher nicht geklärt sind, und lassen sich mit einer kurzen Absprache vermeiden.
- Standardbericht ohne Empfänger. Unsere Einschätzung: Wer nicht benennen kann, wer den Bericht liest und welche Entscheidung er stützt, hat meist einen Bericht zu viel.
- Abweichungsbericht ohne feste Toleranz. Unsere Einschätzung: Wird die Toleranz erst im Nachhinein gewählt, entscheidet der Zufall, was auffällt; sie muss vor dem Plan-Ist-Vergleich feststehen.
- Bedarfsbericht als Dauerlösung. Unsere Einschätzung: Was jeden Monat von Hand neu zusammengestellt wird, gehört in einen Standardbericht.
- Uneinheitliche Begriffe. Die Wikipedia verlangt, gleiche Begriffe gleich zu benennen; heißt dieselbe Kennzahl in zwei Berichten verschieden, wird nach unserer Einschätzung jeder Vergleich zur Übersetzungsarbeit.
Häufige Fragen
- Was ist das Berichtswesen? Nach dem Gabler Wirtschaftslexikon umfasst das Berichtswesen alle systematisch erstellten, entscheidungs- und führungsrelevanten Berichte in schriftlicher oder elektronischer Form; es ist eine zentrale Aufgabe des Controllings (internes Berichtswesen) und soll den Informationsbedarf der Berichtsempfänger decken.
- Was ist ein Standardbericht? Ein Standardbericht erscheint zu festen Zeitpunkten und hat jedes Mal denselben Aufbau; das Gabler Wirtschaftslexikon nennt Angebots- und Umsatzstatistiken als Beispiele. Ein Beispiel ist der Monatsbericht der Kosten je Kostenstelle.
- Was unterscheidet Standard- und Abweichungsbericht? Der Standardbericht erscheint zu festen Zeitpunkten mit gleichem Aufbau, der Abweichungsbericht enthält nach unserer Einordnung nur die Posten, die eine vorher festgelegte Toleranz verlassen. Er setzt deshalb einen Plan und eine Toleranz voraus.
- Wann braucht man einen Bedarfsbericht? Ein Bedarfsbericht ist nach unserer Einordnung sinnvoll, wenn eine aktuelle Frage auftaucht, die kein Standardbericht beantwortet, etwa vor einer Verhandlung. Er ist an keinen festen Rhythmus gebunden und wird frei zusammengestellt.
- Wer ist für das Berichtswesen zuständig? Nach der Wikipedia organisiert in mittleren und großen Unternehmen meist das Controlling das Berichtswesen. Berichte unterstützen auf allen Ebenen die Unternehmensführung und die Zusammenarbeit mit Kunden und Geschäftspartnern und informieren Anteilseigner; das Berichtswesen dient außerdem der Erfüllung gesetzlicher Meldepflichten.
Quellen
- Gabler Wirtschaftslexikon: Berichtswesen (Jürgen Weber; Definition, Ziel)
- Gabler Wirtschaftslexikon: Berichtssysteme (Manfred Kirchgeorg, Johann Engelhard; Standard- und Ausnahmeberichte)
- Wikipedia: Berichtswesen (Standardberichte, frei zusammenstellbare Berichte, Anforderungen)
- Wikipedia: Controlling (Abweichungsberichte, Abweichungsanalyse)
Alle Quellen abgerufen am 16.10.2026. Wikipedia-Texte stehen unter CC BY-SA 4.0, die Autoren nennt die Versionsgeschichte der Artikel. Die Einteilung nach dem Auslöser ist unsere eigene Einordnung. Die Abbildung zeigt frei gewählte Zahlen.
Text: Frank Glück, glueck.it. Stand: 16.10.2026. Zurück zum Seitenanfang